Zodpovedný event vyžaduje viac ako len lokálny catering

Organizovanie zodpovedných eventov si vyžaduje komplexný prístup, ktorý zohľadňuje nielen atraktivitu a logistickú efektivitu podujatia. „Pri klasických eventoch ide najmä o to, aby bolo podujatie samo o sebe efektívne. Pri zodpovedných eventoch však riešime všetky zložky ESG – teda vplyv na životné prostredie, sociálnu zodpovednosť, etické princípy a ekonomickú efektívnosť,“ povedala v diskusii Eva Šalková zo Zenwork. Prístup k zodpovednému eventu si teda vyžaduje viac času na premyslenie jednotlivých aspektov, na ktoré pri bežnej organizácii často nemyslíme.

Nemusí však automaticky znamenať vyššie náklady. Vegánsky catering je lacnejší ako verzia s mäsom, ušetriť sa dá aj na výzdobe tým, že nevolíme riešenia na jedno použitie, ale využijeme to, čo už je v priestoroch dostupné.

Maleš a Šalková v diskusii zdôraznili, že zodpovednosť by sa nemala limitovať len na vizuálne alebo populárne „zelené“ prvky. „V minulosti boli veľmi rozšírené upcyclingové aktivity, napríklad výroba voskových obrúskov priamo na podujatí. To sú veci, ktoré firmy dodnes často požadujú, no možno je čas posunúť sa ďalej – aby udržateľnosť nebola len zábavnou vložkou, na ktorú sa rýchlo zabudne,“ upozornila Ivana Maleš. „Dôležité je, aby sa udržateľnosť premietla do celkového kontextu podujatia – od voľby miesta cez program, catering, dopravu až po výber a zapojenie dodávateľov,“ doplnila Maleš.

Tri piliere ESG prístupu v organizácií podujatí

Environmentálny aspekt sa aj v prípade organizácie eventov teší najväčšej pozornosti, ale často len formálne. „Ukazuje sa, že pre mnohé organizačné tímy je práve environmentálny rozmer tým najnáročnejším – často totiž nevidia jeho okamžité alebo viditeľné dopady,“ skonštatovala Eva Šalková. „Triedenie odpadu či výber techniky s ekologickými parametrami môže pôsobiť ako samozrejmosť, no bez spätnej väzby a dôsledného vyhodnotenia zostávajú tieto kroky bez jasného efektu. A práve preto je dôležité ich nielen realizovať, ale aj transparentne vyhodnocovať,“ dodala.  Okrem toho je dôležité myslieť na dostupnosť miesta (napr. možnosť využiť MHD, bicykle, zdieľanú alebo kyvadlovú dopravu), šetrenie energiami, efektívnu likvidáciu odpadu, lokálny catering či opakovane použiteľné obaly a nádoby.

Praktickou pomôckou využiteľnou aj pre firmy môže byť Manuál zelenej kultúrnej produkcie, ktorý tím INCIEN vytvoril pre projekt Trenčín – Hlavné mesto kultúry 2026.

Dôležitou súčasťou zodpovedného eventu je aj dopad na ľudí – od zamestnanectva a účastníctva až po dobrovoľníkov, dodávateľov či miestnu komunitu. Patrí sem napríklad zapojenie lokálnych a sociálnych podnikov, zaistenie dôstojných podmienok pre všetky zúčastnené strany a zabezpečenie prístupu pre osoby so zdravotným znevýhodnením, ale napríklad aj pre rodičov, ktorí môžu svoje malé deti nechať pod dohľadom v detskom kútiku. Eva Šalková upozornila aj na význam diverzity: „Jedným z aspektov je tiež vyvážené zastúpenie žien a mužov v paneloch, čo je pri niektorých špecifických témach náročné, ale nie nemožné.“ Zároveň zdôraznila potrebu etického prístupu k dobrovoľníkom a dobrovoľníčkam. Pracujú bez nároku na odmenu, je však nevyhnutné vytvoriť im zázemie a poskytnúť náležitú starostlivosť.

Zodpovedný prístup k organizácii podujatia sa odráža aj v spôsobe riadenia – teda v rozhodnutiach, ktoré organizátor robí od prvotného plánovania až po realizáciu. Tento tzv. governance pilier zahŕňa nastavenie etických kódexov, transparentnosť a dôslednosť v každej fáze. Ako upozornila Ivana Maleš: „Môžeme mať ekologické riešenia, ale ak sa event koná v priestoroch s kontroverzným pozadím alebo sa ignoruje zastúpenie rečníkov, stratí sa zmysel zodpovednosti.“

Od prvotného nápadu po vyhodnotenie

Karolina Filo (Brücknerová) zo spoločnosti E.ON Česká republika vo svojej prezentácii potvrdila, že je dôležité venovať dostatok času plánovaniu. Užitočným nástrojom môže byť jednoduchý checklist, ktorý pomôže zmerať úspešnosť. V E.ON využili práve ten pri organizácii Ekofestivalu: „Nie všetky pôvodne stanovené ambície sa podarilo splniť na sto percent, ale práve otvorené pomenovanie nedostatkov a ich zapracovanie do ďalších ročníkov predstavuje dôležitý krok v procese učenia sa,“ uviedla K. Filo (Brücknerová).

Udržateľné podujatia sa v spoločnosti E.ON riadia ôsmimi princípmi:

1. Miesto konania v lokalite prevádzkovanej v súlade s udržateľnými princípmi
2. Nízkoemisná doprava a ubytovanie účastníkov
3. Uprednostňovanie miestnych dodávateľov, predajcov a poskytovateľov služieb
4. Podávanie udržateľne produkovaných potravín z lokálnych zdrojov
5. Zohľadnenie všetkých skupín účastníkov, podpora diverzity a inklúzie
6. Minimalizácia množstva odpadu podporou recyklovania, kompostovania a opätovného využívania materiálov a zdrojov
7. Vzdelávanie účastníkov o iniciatívach akcie v oblasti udržateľnosti
8. Dokumentovanie, informovanie o úspechu prijatých opatrení a zlepšovaní

Vyhodnocovanie predstavuje neoddeliteľnú súčasť organizácie udržateľných eventov. K. Filo (Brücknerová) na základe skúsenosti z praxe odporúča merať a vyhodnocovať kvantitatívne, ale aj kvalitatívne dopady. „Čím skôr sa firma pustí do praktického testovania opatrení a otvorene si prizná, čo funguje a čo nie, tým skôr sa z jednorazovej aktivity stane nový štandard,“ dodala.

Zodpovednosť sa týka aj spôsobu, ako komunikujeme. Dôležité je vyhnúť sa greenwashingu a neoznačovať event ako „zelený“ alebo „klimaticky neutrálny“, ak toto tvrdenie nemá reálne opodstatnenie. Komunikácia by mala byť pravdivá a transparentná, založená na faktoch o tom, čo bolo zodpovedné a udržateľné. Karolina Filo (Brücknerová) odporúča informovať účastníkov o udržateľných opatreniach aj priamo počas podujatia prostredníctvom plagátov, moderátorských vstupov či označení priamo na mieste. „Dôležité je však nepoučovať, ale informácie prirodzene integrovať do priebehu akcie.“

Ako zmerať zodpovedný event

Pri hodnotení dopadov podujatí môže organizátorom výrazne pomôcť digitálna platforma Planet Positive Event, ktorú na webinári predstavila Beata Tesáková z agentúry Creative Pro. Ide o cloudové riešenie vytvorené špeciálne na plánovanie, správu a vyhodnocovanie udržateľnosti eventov – od interných školení cez firemné konferencie až po verejné podujatia. Platforma poskytuje priestor na zber všetkých dôležitých dát a ponúka možnosť ich prepojenia s konkrétnymi cieľmi ESG a SDG. Pomáha tak organizátorom nielen s vyhodnotením dopadov, ale aj so strategickým nastavovaním a priebežným sledovaním zodpovedných cieľov podujatia. „Je to all-in-one platforma. Všetky dôležité štandardy a protokoly, o ktorých by ste si inak museli zháňať informácie, čo a ako reportovať, sú zastrešené na jednom mieste v rámci cloudového riešenia.“ vysvetlila Tesáková.

Platforma obsahuje celkovo 335 indikátorov rozdelených do 16 hodnotiacich matíc, ktoré sa viažu na rôzne aspekty plánovania a realizácie eventu – od výberu lokality, cez mobilitu účastníkov a použité materiály, až po mieru edukácie a spoločenského dopadu. Organizátor si môže zvoliť, ktoré z kritérií sú preňho relevantné, a postupne rozširovať rozsah reportovania. Súčasťou riešenia je napríklad vlastná kalkulačka uhlíkovej stopy, ktorá funguje podľa metodiky GHG protokolu a vychádza z deviatich oblastí (medzi nimi napr. doprava, spotreba energie, voda, odpady, komunikácia). Veľkou výhodou je tiež automatizovaný reporting – po zadaní údajov systém vygeneruje prehľadnú a štandardizovanú správu, ktorú možno využiť pri ESG alebo CSR komunikácii, prípadne ako spätnú väzbu pre zlepšenie budúcich eventov.

Planet Positive Event je určený ako pre firmy, ktoré majú vlastný tím a chcú si reportovanie zabezpečiť interne, tak aj pre tie, ktoré preferujú spoluprácu s agentúrou. V oboch prípadoch je však potrebné školenie a certifikácia posudzovateľa. Tá oprávňuje vykonávať interné hodnotenie eventov v súlade s metodikou platformy.